Uitgebreide registratie

Uitgebreide registratie van gegevens van klanten, relaties, personeel en leveranciers:

• Registratie stamgegevens van klanten, personeel, behandelaars
• Uitgebreide registratie van klanten met moeder-dochtervestigingen
• Bijhouden van privégegevens personeel
• Vastleggen van attenties op alle ondersteunende bestanden
• Vastleggen foto's en afbeeldingen van stamgegevens
• Vastleggen leveranciers en contactpersonen
• Vastleggen leveranciersevaluaties

Snel & slim zoeken

Als u veel informatie tot uw beschikking heeft, is het belangrijk dat u snel en gericht kunt zoeken. TOPdesk bevat intelligente zoekfunctionaliteiten die dit mogelijk maken.

• Krachtig en snel zoeksysteem door indexering
• Automatische aanvulling van de zoekterm
• Zoeksuggesties op basis van de inhoud van uw database 
• Fuzzy search: u kunt instellen of ook resultaten die niet exact overeenkomen worden getoond, op volgorde van relevantie
• Gevoeligheid van fuzzy search instelbaar
• Automatische suggesties in geval van typfouten: 'Bedoelde u soms ...?'
• Geavanceerd zoeken met tientallen verschillende parameters

Taalondersteuning

De taal van de interface van TOPdesk is instelbaar. TOPdesk biedt standaardondersteuning in zes talen:

• Nederlands
• Engels
• Duits
• Frans
• Spaans
• Italiaans

Daarnaast ondersteunt TOPdesk tijdzones.

Selecties

TOPdesk beschikt over een uitgebreid selectiesysteem.

Hoge aanpasbaarheid

TOPdesk is naar eigen smaak in te richten. U bepaalt zelf wat u op uw scherm ziet. Zo heeft u altijd de informatie die voor u relevant is.

• Overzichtspagina instelbaar per module en per gebruiker
• Tabbladen voor overzichtelijke presentatie van alle data
• Zelf te definiëren extra tabbladen
• Per kaart zelf te definiëren extra velden
• Aanpasbare veldnamen
• Instelbare overzichten waarin alle velden van de kaart kunnen worden opgenomen
• Zelf automatische nummering definiëren voor volgnummers en ID's
• Filtersysteem voor scheiding van data op basis van gebruikers, categorisatie en klanten
• Instelbare verplichte velden per module
• Zelf te definiëren opzoeklijsten
• Documentatie koppelen
• Zelf definieerbare to-dolijsten per gebruiker 

Rechten en rollenbeheer

Met verschillende rechten en rollen bepaalt u tot in detail wie toegang heeft tot welke onderdelen van TOPdesk. Zo kunt u alle gegevens veilig en vertrouwelijk beheren.

• Onderscheid in rechten voor lezen, schrijven, aanmaken, verwijderen, archiveren en selecties maken
• Meer dan honderd verschillende rechten toe te wijzen
• Wijs rechten toe aan personen of afdelingen
• Standaardrollen in te stellen
• Onderscheid in TOPdesk-gebruikers, beheerders en behandelaars

Kennissysteem

Stel nuttige informatie, FAQ's en how-to's beschikbaar binnen uw organisatie:

• Meertalig
• Top 10 meest geraadpleegde kennisitems
• Nieuwsberichten invoeren en tonen
• Kennisitems automatisch tonen op overzichtspagina
• Data dictionary met beschrijving van gehele database structuur

Rapportages en KPI's

TOPdesk bevat een slimme functionaliteit waarmee u in enkele stappen elk rapport en iedere KPI uitdraait dat u wilt hebben.

• Vrijwel onbeperkt aantal en zelf te definiëren rapportages en KPI's
• Rapporten genereren in vier simpele stappen
• KPI's genereren in vier simpele stappen.
• Dynamische rapportages; u kunt doorklikken op de resultaten om inzicht te krijgen in deelresultaten
• Rapportages in verschillende tabel- en grafiekvormen
• Geschiedenis op belangrijkste velden
• Kosten en (bestede) tijdregistratie

• Microsoft® Excel
• Adobe® PDF
• HTML

E-mailberichten versturen

• Automatisch versturen van e-mailberichten
• Zelf bepalen op welke momenten de e-mails verstuurd wordt en aan wie
• Inhoud is volledig naar eigen inzicht te bepalen
• Alle velden uit TOPdesk-kaarten (bijv. Aanmelder, afspraakdatum, behandelaar) kunnen in een e-mailbericht worden opgenomen

E-mail importeren

TOPdesk biedt uitgebreide mogelijkheden om data te importeren:

• Automatische e-mailimport functie inclusief bijlagen
• Standaard uitlezen van onbeperkt aantal verschillende mailboxen met bijbehorende afhandelingsworkflow

Koppelingen en export

TOPdesk is makkelijk te koppelen aan veel andere systemen:

• Automatisch inloggen d.m.v. LDAP (AD, NDS) en Windows Domain Controller via Windows NT LAN Manager (NTLM)
• Exporteren van gegevens
• Importeren van personeelsgegevens uit Active Directory, NDS, Beaufort etc
• Importeren van telefonie, inventaris en apparatuur

De module Meldingenbeheer vormt samen met Middelenbeheer de basis van TOPdesk. Meldingenbeheer maakt het makkelijker om meldingen te registreren, plannen, toe te wijzen en te bewaken.

Meldingen snel registreren

De registratie van meldingen levert zeer waardevolle bedrijfsinformatie op, maar moet zo min mogelijk tijd kosten. Met Meldingenbeheer registreert u snel wat u wilt.

• Registratie van klachten, wensen, informatieverzoeken, storingen (KWIS), incidenten, vragen, servicerequests etc.
• Vastleggen telefoonnotities via aanmelderkaart
• Auto-aanvullen: bij eerste letters achternaam wordt de naam aangevuld en persoonsgegevens zoals telefoonnummer, afdeling, e-mail, opgehaald
• Pop-up kalender voor snel invullen afspraakdatum
• Impact, urgentie en prioriteit bepalen of automatisch toewijzen
• Automatisch categoriseren van meldingen met steekwoordenherkenning
• Melding koppelen aan locatie
• Koppeling met gerelateerde problemen, personen, middelen, activiteiten etc.

Meldingen gericht afhandelen

• Ondersteuning frontoffice en backoffice
• Onderscheid tussen eerstelijns en tweedelijns meldingen
• Meldingen doorzetten naar externe partijen als leveranciers, specialisten en onderhoudspartijen
• Toewijzen van meldingen aan groepen
• Opdelen van meldingen in deelactiviteiten
• Persoonlijke of groepsgebonden workflow
• Werkorders, afdrukbaar
• Vastleggen van 'Major Calls'
• 'On hold' functie die de doorlooptijd van afhandeling pauzeert
• Vastleggen kostendeclaratie
• Automatische notificatie van status melding per e-mail (SMTP en MAPI)
• Geschiedenis meldingen
• Overzicht meldingen per klant, bijv. ten behoeve van het bijhouden van strippenkaart

Uitgebreide koppelingsmogelijkheden

Meldingenbeheer kan gekoppeld worden aan een reeks andere modules en functionaliteiten, waaronder:

• Koppelen van meldingen aan externe meldingen (Communicatiemodule)

• Koppelen van meldingen aan problemen, wijzigingen en operationele taken
• Koppelen van meldingen aan contracten en SLA's
• Koppeling met telefooncentrale via CTI-module
• Koppeling mogelijk met monitorsoftware voor automatisch gegeneren van meldingen uit andere systemen (o.a. Nagios, Gensys, HP Openview, Altires, LANdesk, Multifunctionals)

Standaardoplossingen

Sommige veelvoorkomende meldingen hebben één oplossing. Met standaardoplossingen handelt u terugkerende vragen of problemen binnen enkele seconden af.

• Standaardoplossingen voor veelvoorkomende meldingen
• Automatische herkenning van standaardoplossing op basis van categorisatie of steekwoorden van melding
• Automatisch invullen van gegevens als prioriteit, standaardbehandelaar, bestede tijd, onkosten etc.

Samen met Meldingenbeheer vormt Middelenbeheer de basis van TOPdesk. Deze module helpt u bij het registreren en beheren van al uw bedrijfsmiddelen, van sleutels en wagenpark tot bureau's en hardware.

Registratie van al uw bedrijfsmiddelen

De basis van een betrouwbare Meldingenbeheer ligt bij een grondige registratie van uw bedrijfsmiddelen. In TOPdesk legt u belangrijke informatie vast van:

• bedrijfsmiddelen en assets
• hardware
• software en licenties
• wagenparkbeheer
• telefonie
• netwerkcomponenten
• sleutelbeheer, toegangspassen
• installatiespasjes
• lockers
• documentatie
• inventaris
• zelf te definiëren bedrijfsmiddelen

Relevante informatie vastleggen

Met Middelenbeheer legt u alle relevante informatie
vast over uw bedrijfsmiddelen:

• Vastleggen relevante onderhoudsinformatie als leveranciers, contracten en garanties.
• Vastleggen alle relevante financiële gegevens voor Contractbeheer en Asset Management
• Uitgebreid licentiebeheer voor software
• Vastleggen en inplannen (periodiek) onderhoud
• Onderhoudsgeschiedenis op alle bedrijfsmiddelen
• Geschiedenis bedrijfsmiddelen
• Vastleggen van relaties tussen de verschillende bedrijfsmiddelen voor impact- en afhankelijkheidsanalyse
• Koppeling van de bedrijfsmiddelen met personen, persoongroepen, locaties, vestigingen, configuraties of voorraden

Koppelingen

Bedrijfsmiddelen kunnen gekoppeld worden aan:

• personen
• persoonsgroepen
• locaties
• vestigingen
• configuraties
• voorraden

Systeembeheer

• Automatische inventarisatie over het netwerk van hardware en software met meegeleverd scanprogramma TOPsis
• Beheer pc’s op afstand op basis van onder andere VNC

Integratiemogelijkheden

De module kan geïntegreerd worden met onder ondere:

• CAD
• GIS

De SelfSeviceDesk is een online informatieportaal waar klanten en eindgebruikers zelf meldingen doen en de status van een melding volgen. De SelfServiceDesk is geïntegreerd met relevante TOPdesk modules.

Communicatie en integratie

• Selfserviceportaal voor eindgebruikers
• Geïntegreerd met het behandelaarsgedeelte van TOPdesk
• Gebruiksvriendelijke interface en navigatiestructuur
• Aanpasbaar aan de huisstijl van uw organisatie
• Eenvoudige integratie in bestaande intra-/internet omgeving
• Inzicht in status van alle persoonlijke meldingen
• Rapportages beschikbaar stellen per proces
• Snelkoppelingen veelgebruikte TOPdesk-onderdelen en webpagina's
• Koppeling met module Gebeurtenissen & Acties voor automatische e-mails bij bijv. ontvangst, statusverandering en afmelden

Kennissysteem

• Raadplegen kennissysteem
• Inzicht in procedures
• Uitleg veelgebruikte applictaies
• Telefoonboek met foto's beschikbaar stellen
• Nieuwsberichten publiceren
• Feedback-functionaliteit: kennisitems beoordelen .
• Top10 meest geraadpleegde kennisitems

Meldingen registreren

• Zelf meldingen aanmaken
• Aanmeldergegevens standaard ingevuld aan de hand van inloggegevens
• Meldingen worden aan de hand van de categorie automatisch aan behandelaar(sgroep) toegewezen
• Desbetreffende bedrijfsmiddelen selecteerbaar door de koppeling met Middelenbeheer
• Documenten en bijlagen meesturen
• Inzicht in status van melding
• Overzichten van eigen meldingen en die van groepen, afdelingen en vestigingen.

Reserveringen

• Reserveren van vergaderzalen met aanvullende faciliteiten
• Planner realtime beschikbaar, inclusief reserveerbare bedrijfsmiddelen
• Actuele gegevens in planner, dus direct inzicht in reserveringen en beschikbaarheid
• Planner kan gefilterd worden op type, soort bedrijfsmiddel of vestiging
• Onderscheid reserveringsaanvragen of direct inplannen (instelbaar)
• Extra diensten zoals catering reserveerbaar, ook onafhankelijk van een ruimte

• Catalogus reserveerbare ruimtes, bedrijfsmiddelen en diensten (Producten- en Dienstencatalogus)
• Overzicht aanvragen en lopende, geplande, beëindigde, afgewezen en geannuleerde reserveringen per persoon, afdeling of vestiging

Bestellingen aanvragen

• Eindgebruikers kunnen bestelaanvragen plaatsen
• Uitgebreide catalogus met productgegevens, prijs, afbeelding en stuks op voorraad (Producten- en Dienstencatalogus).

Bezoekers aanmelden

• Bezoek aanmelden
• Bezoek annuleren
• Overzicht aanwezige en verwachte bezoekers

Wijzigingen voorstellen

• Wijzigingsvoorstellen indienen, inclusief gewenste planning, motivatie en opmerkingen.
• Overzicht geplande, afgeronde en gearchiveerde wijzigingsaanvragen per persoon, afdeling of vestiging

Met de module Probleembeheer kunt u veelvoorkomende problemen analyseren en de achterliggende oorzaak oplossen.

Terugkerende problemen achterhalen

• Vastleggen structurele problemen die leiden tot steeds terugkerende meldingen
• Analyse van onderliggen problematiek en vastleggen te onder nemen stappen
• Vastleggen van gerelateerde meldingen
• Vastleggen van gerelateerde bedrijfsmiddelen
• In enkele stappen problemen defniëren met de Probleemmagiër

Oplossingen doorvoeren

• Mogelijkheid om problemen op te splitsen in deelactiviteiten
• Vastleggen van begrotingen en bestede tijd en kosten

• Controle op budgetoverschrijdingen
• Directe koppeling met de modules Meldingen-, Middelen- en Wijzigingsbeheer
• Automatische notificaties en bevestigingen

Bekende fouten & standaardoplossingen

• Oorzaak probleem (Known error) omschrijven en beschikbaar stellen
• Standaardoplosingen voor blijvende problemen.
• Oplossing als workaround aanbieden via kennissysteem
• Workaround aanbieden in SelfServiceDesk
• Standaardoplossingen direct te kopiëren naar binnenkomende gerelateerde melding

• Bekend probleem direct verhelpen door het doorzetten naar het proces wijzigingsbeheer middels een wijzigingsvoorstel (Request For Change)

Koppelingen

Problemen kunnen gekoppeld worden aan:

• Meldingenbeheer: terugkerende meldingen groeperen in probleem en structureel oplossen
• Kennisitems:
• Wijzigingen: Problemen direct oplossen door wijziging binnen uw organisatie
• Middelenbeheer: Zicht op aantal meldingen per bedrijfsmiddel
• Standaardoplossingen: oplossing voor probleem beschrijven en beschikbaar stellen

Door Wijzigingsbeheer toe te passen, kunt u terugkerende gebeurtenissen als de indiensttreding van een nieuwe medewerker of de verhuizing van een werkplek sneller en efficiënter regelen.

Integratie

Perfecte aansluiting met Meldingenbeheer en Probleembeheer

Wijzigingen plannen en uitvoeren

• Wijzigingstraject is op te delen in fasen, waarbinnen activiteiten gepland worden
• Afhankelijkheden instellen: activiteit A kan pas van start gaan als activiteit B afgerond is
• Activiteiten toewijzen aan verschillende behandelaars(groepen), indien gewenst van andere afdelingen
• Vastleggen van begrotingen en tijdsbesteding
• Grafische weergave van de activiteiten en fases
• Wijzigingsvergaderingen (CAB) met agenda en genodigden inplannen
• Onderscheid wijzigingsvoorstellen, wijzigiginsaanvragen, ingeplande wijzigingen en afgekeurde wijzigingen

• Onderscheid tussen beheerders en behandelaars met uitgebreid rechtenbeheersysteem
• Wijzigingkalender
• Wijzigingsverkenner

Wijzigingssjablonen

• Veelvoorkomende wijzigingen (bijv. nieuwe medewerker, verhuizing werkplek) vastleggen in sjablonen
• Activiteiten toewijzen aan verschillende behandelaars(groepen), indien gewenst van andere afdelingen
• Activiteiten komen automatisch in de to-dolijst van de desbetreffende behandelaar
• Sjabloonmagiër om in een paar stappen een wijzigingssjabloon aan te maken
• Sjablonen direct beschikbaar vanuit Probleembeheer
• Standaard bestede tijd en kosten vastleggen

Voortgang bewaken

• Uitgebreide en interactieve Gannt chart van één of alle wijzigingen
• Planning realtime aanpassen in Gantt chart

• Status activiteiten bijhouden: 'in voorbereiding', 'in uitvoering' of 'evaluatie'.
• Automatische controle op budgetoverschrijdingen

Versiebeheer

• Bijhouden van verschillende wijzigingsversies
• Geplande einddatum van een wijziging koppelen aan versies

Koppelingen

• Meldingenbeheer: aan probleem gerelateerde meldingen koppelen
• Middelenbeheer: betrokken personen, vestigingen en objecten koppelen
• Middelenbeheer en Versiebeheer geïntegreerd
• Documenten koppelen

Projectbeheer helpt u om projecten goed te structureren en efficiënt uit te voeren.

Projecten plannen en monitoren

• Complexe projecten opdelen in verschillende fasen en activiteiten
• Per fase of activiteit registreren wat de planning en doorlooptijd is, wie de uitvoerders en beheerders zijn
• Activiteiten verschijnen automatisch in de to-dolijst van de behandelaars
• Automatische herinnering voor behandelaars voordat hun activiteit begint
• Afhankelijkheden instellen: activiteit A kan pas van start gaan als activiteit B afgerond is
• Vastleggen planning en begroting
• Inzage in gerealiseerde tijd en gemaakte kosten, verschillen worden automatisch berekend

• Controle op budgetoverschrijdingen
• Overzicht van lopende projecten
• Boomstructuur met onbeperkt aantal fasen en activiteiten
• Eenvoudig documenten en vergaderingen koppelen aan projecten

Gantt-grafiek

• Gantt-grafiek van alle lopende en geplande projecten, of een selectie hiervan
• Per project overzicht van verschillende fasen en activiteiten
• Direct zicht op alle activiteiten: de planning en onderlinge verhoudingen
• Gantt-grafiek kan zo eenvoudig of uitgebreid gepresenteerd worden als gewenst
• Weergave van Gantt-grafiek aanpasbaar per gebruiker

• Planing van activiteiten realtime aanpassen in Gantt-grafiek 
• Schaalbaar

Uitgebreide rapportages

Met de Rapportmagiër die standaard in TOPdesk zit, kunt u bijna elk rapport uitdraaien wat u wilt. Enkele voorbeelden:

• Alle activiteiten die over budget zijn gegaan
• Alle activiteiten die vertraging hebben opgelopen
• Alle projectactiviteiten van een behandelaar(sgroep) in een jaar
• Alle lopende activiteiten en de verantwoordelijken

In de module Contractbeheer en Service Level Management legt u contracten met externe partijen, leveranciers en interne klanten vast.

Uitgebreide registratie contracten & SLA's

• Registratie van contracten en leveranciers
• Bijhouden van alle relevante contractgegevens
• Vastleggen Service Level Agreements (SLA's) of Diensten Niveau Overeenkomsten (DNO's)
• Monitoren van de prestaties binnen het contract
• Vastleggen Underpinning Contracts (UC's)
• Vastleggen Operational Level Agreements (OLA's)
• Vastleggen contractevaluaties en audits
• Vastleggen financiële gegevens
• PDF contracten uploaden als bijlage
• Product- en Dienstencatalogus (PDC) opstellen

Monitoren contracten & SLA's

• Monitoren SLA's
• Automatische meldingen bij naderen afspraakdatum, overschrijden SLA etc.
• Signalering t.b.v. tijdig opzeggen contracten
• Prioriteit melding bepaald door afspraken in SLA's
• Zelf strictheid SLA instellen

Servicewindows

• Verschillende servicewindows instelbaar met openingstijden en uitzonderingen van de servicedesk
• Meerdere servicewindows instelbaar, bijvoorbeeld per vestiging, klant of relatie

Koppelingen

Integratie met alle relevante modules, zoals:

• Meldingenbeheer: koppel meldingen die onder de SLA vallen
• Middelenbeheer: koppel middelen waarop de SLA betrekking heeft
• Leveranciers: leg (underpinning) contracten met leveranciers vast
• Klantgegevens: geef aan op welke klant(en) de SLA betrekking heeft

Rapportage & KPI's

Uitgebreide rapportages voor sturing inkoopproces

Deze module helpt u om alle operationele bezigheden in uw organisatie in kaart te brengen. Dit zijn bijvoorbeeld ondersteunende taken als preventief onderhoud en de schoonmaak.

Operationele activiteiten

• Registratie van periodieke en eenmalige handelingen en het toewijzen van behandelaars
• Registratie van betrokken bedrijfsmiddelen door koppeling met Middelenbeheer)
• Preventief onderhoud bedrijfsmiddelen door koppeling met Meldingenbeheer
• Registratie van financiële gegevens zoals begrote en gerealiseerde kosten
• Automatische berekening van het verschil tussen begrote en gerealiseerde tijd en kosten
• Preventief onderhoud bedrijfsmiddelen door koppeling met Meldingenbeheer

Overzichtelijke planner

• Overzicht van alle activiteiten die op een bepaalde dag plaatsvinden.
• Gemakkelijk navigeren van werkdag naar week, maand en jaar.
• Vanuit planner direct activiteiten openen
• In planner direct nieuwe activiteiten inplannen

Makkelijk uitvoeren

• To-dolijsten per behandelaar(sgroep)
• To-dolijsten beschibaar voor vandaag, morgen en deze week
• Eenvoudig werkorders printen en meegeven
• Eenvoudig aangeven of er een afwijking geconstateerd is

Koppelingen

De module Operationeel beheer is gekoppeld met alle relevante modules:

• Meldingenbeheer: vanuit een melding direct een operationele activiteit aanmaken
• Middelenbeheer: de middelen waar onderhoud op plaatsvindt koppelen aan activiteit
• Huisvestingsbeheer: de betrokken ruimten en vestigingen aangeven in activiteit
• Meerjarenplanning: vanuit meerjarenplanning direct operationele activiteiten aanmaken

Met de module Bezoekersregistratie houdt u bij welke bezoekers er aanwezig zijn in het pand en wie er nog verwacht worden.

Registratie

• Registratie van bezoekers en parkeerplaatsen
• Eenvoudig registreren van gastheer en gastvrouw door koppeling personeelsgegevens
• Nog te verwachten bezoekers
• Directe koppeling met ontvanger van het bezoek
• Registratie bezoekerspasjes

Overzicht van bezoekers

• Aanwezigheidlijsten voor bijvoorbeeld de BHV bij calamiteiten
• Bezoekersstatistieken
• Altijd zicht op aantal bezoekers i.v.m. overschrijden maximum toegestaan aantal

Bezoek aan- en afmelden

• Eenvoudig meerdere gasten voor een zelfde afspraak aanmelden
• Eenvoudig één bezoeker voor meerdere ontvangers aanmelden
• Snel bezoekers aan- en afmelden door vinkjes
• Privacy van gegevens gewaarborgd, en het voldoet aan officiële privacy regels

Koppelingen

Bezoekersregistratie is gekoppeld aan:

• Persoonsgegevens

SelfServiceDesk

• Gebuikers melden zelf bezoekers aan via de SelfServiceDesk, inclusief verwachte aankomst- en vertrektijd
• Parkeerplaats reserveren
• Overzicht aanwezige en verwachte bezoekers in SelfServiceDesk

De module Reserveringen geeft inzicht in de beschikbaarheid, planning, kosten, afspraken en verantwoording van te reserveren bedrijfsmiddelen en ruimtes.

Zalen en middelen reserveren

• Reserveringen van vergaderzalen en bijbehorende audiovisuele middelen
• Informatie over looptijd en afspraken.
• Financiële gegevens per bedrijfsmiddel, ruimte of overeenkomst
• Reservering direct vanuit Ruimte- of Bedrijfsmiddelskaart
• Reserveren van parkeerplaatsen
• Uitlenen en reserveren van bedrijfswagens, fietsen
• Vastleggen van uitleen en verhuur van middelen
• Terugkerende reserveringen
• Vastleggen bloktijden voor en/of na reservering

Diensten reserveren

• Diensten als catering, schoonmaak, ruimte klaarzetten apart reserveerbaar
• Standaardkosten per dienst per stuk instelbaar
• Bloktijd voor of na reservering
• Beschikbaarheid per ruimte instelbaar

Reserveringen voorbereiden

• Direct printen van werkorders
• Directe dagoverzichten van wie, wat wanneer moet doen

Geavanceerde planner

• Grafisch overzicht van alle beschikbare ruimten en middelen
• Altijd overzichtelijk door filter op type, bedrijfsmiddel of vestiging
• Direct nieuwe reservering inplannen door tijdvak te selecteren
• Tijd bestaande reservering wijzigen in planner door te slepen
• Ruimte of bedrijfsmiddelen wijzigen door te slepen naar andere ruimte of bedrijfsmiddelen
• Planner inzichtelijk per werkdag, dag, week, werkweek of maand
• Planner direct afdrukbaar

Zicht op beschikbaarheid

• Inzage in beschikbaarheid bedrijfsmiddelen en ruimtes
• Dubbele boekingen van bedrijfsmiddel of ruimte worden voorkomen door automatische controle op beschikbaarheid
• Overzichten per bedrijfsmiddel en ruimte
• Huurovereenkomst per reservering
• Zicht op welke middelen nog ingenomen en uitgegeven moeten worden

SelfServiceDesk

• Aanmelders reserveren zelf zalen en middelen in de SelfServiceDesk
• Zelf reserveringen annuleren
• Onderscheid reserveringsaanvragen en directe reserveringen
• Per ruimte en middel in te stellen of deze reserveerbaar is in de SelfServiceDesk
• Direct inzicht in beschikbaarheid met planner
• Tijdslimiet voor annuleren en wijzigen reserveren instelbaar
• Rapporten beschikbaar stellen per gebruiker

Koppelingen

• Directe koppeling met het Huisvestingsbeheer en Middelenbeheer
• Koppeling met de TOPdesk Event manager voor automatische notificaties en bevestigingen
• Koppeling met uitvoerende partijen als catering, bodes en technische dienst

Met deze module houdt u overzicht van de voorraad en bestellingen binnen uw organisatie. U suctureert de voorraad en creëert inzicht in wie de bestellingen doen en waar de bestelde artikelen naar toe moeten.

Altijd zicht op voorraad

• Proces van voorraad, aanvraag, bestelling en uitlevering in één geïntegreerde module
• Meerdere voorraadlocaties
• Vastleggen veiligheidsvoorraad per artikel
• Automatische waarschuwing bij overschrijden veiligheidsvoorraad
• Vastleggen verantwoordelijke en kostenplaatsen per artikel en voorraadlocaties
• Onderscheid tussen bulkgoederen en artikelen die als uniek worden opgenomen in de geïntegreerde Middelenbeheerdatabase (CMDB)
• Per artikel registreerbaar wie de leverancier is en hoe het besteld moet worden

Artikelenbeheer

• Aparte artikelendatabase
• Meerdere artikelen aan één aanvraag koppelen, zelfs als er verschillende leveranciers bij betrokken zijn
• Per artikel instelbaar of het beschikbaar is in de SelfServiceDesk

Makkelijk bestellingen plaatsen

• Bestellingen en aanvragen geïntegreerd in workflow
• To-dolijst van bestellingen en bestelaanvragen per behandelaar(sgroep)
• Onderscheid bestellingen in voorbereiding, lopende bestellingen en afgehandelde bestellingen
• Onderscheid bestelaanvragen en directe bestellingen
• Producten- en Dienstcatalogus (PDC), inclusief afbeeldingen, prijs, stuks op voorraad

SelfServiceDesk

• Aanmelders kunnen zelf bestelaanvragen indienen
• Aanmelders kunnen status bestelaanvragen inzien, inclusief verwachte leverdatum
• Producten- en Dienstcatalogus (PDC) beschikbaar stellen, inclusief afbeeldingen, prijs, stuks op voorraad
• Makkelijk meerdere artikelen bestellen met winkelwagentjessysteem

Koppelingen

Voorraad- en bestelbeheer is geïntegreerd met de volgende modules:

• Middelenbeheer: bedrijfsmiddelen koppelen aan voorraad, meenemen in bestelaanvragen etc.
• Meldingebeheer: n.a.v. meldingen direct bestellingen plaatsen
• Koppeling met Wijzigingsbeheer: bestelde bedrijfsmiddelen via gestructureerde wijzigingen invoeren in organisatie

Voor het registreren en beheren van vestigingen en ruimtes.

Uitgebreide registratie

• Registratie van vestigingen, ruimtes, locaties en gebouwen
• Vastleggen NAW-gegevens locaties en vestigingen
• Vastleggen gebruiksfuncties van elke ruimte en vestiging
• Vastleggen relevante vastgoedgegevens als financiële, bouwfysische en kadasterinformatie
• Gedetailllerde oppervlakteinformatie: bruto, netto, gebruiks- en verhuurbaar oppervlak
• Vastleggen van relaties tussen verschillende gebouwen en locaties
• Inrichting gebaseerd op de normen NEN 2748 en NEN 2580
• Per onderdeel kan worden aangegeven of dit reserveerbaar/verhuurbaar is
• Overzicht van alle medewerkers en hun werkplek

• Per vestiging eigen servicewindow instelbaar
• Afbeeldingen (foto's, plattegronden etc) toekennen aan vestiging of ruimte
• Per vestiging en locatie direct inzichtelijk welke personen en bedrijfsmiddelen hierbij horen
• Per vestiging en locatie overzichten van informatie als gerelateerde meldingen, wijzigingen, bestelaanvragen, contracten etc.

Basis voor andere processen

Huisvestingsbeheer ligt aan de basis van andere processen. Daarom is TOPdesk geïntegreerd met modules als:

• Meldingenbeheer
• Middelenbeheer
• Meerjarenplanning
• Operationeel beheer
• Contractbeheer
• Sleutelbeheer
• Reserveringenbeheer

Koppelingen

• Koppelingen met personen, objecten
• Koppeling mogelijk met CAD voor grafische weergave van de locaties en vlekkenplannen
• GIS en Google Maps integratie via module Gebeurtenissen en Actie

Het inplannen en budgetteren van meerjarenonderhoud is een complex proces. De module meerjarenplanning maakt dit werk een stukje makkelijker.

Onderhoud plannen

• Meerjarenonderhoud inplannen en verschillende scenario's opstellen
• Relevante gegevens en kosten per onderhoudsactivitet registreren
• De levenscyclus van bedrijfsmiddelen in kaart brengen en hiermee vervangingsplanning sturen
• Snel terugkerende onderhoudstaken inplannen d.m.v. cycli
• Belangrijke documenten als offertes en CAD-tekeningen uploaden

Normen en standaarden

Meerjarenplanning is afstelbaar op elke norm en standaard, bijvoorbeeld:

• NEN 2748
• NEN 2580
• NL-SfB
• STABU

Grafische planner

• Grafische planner met overzicht van welke onderhoudsactiviteiten in welk jaar worden uitgevoerd
• Realtime activiteiten invoegen, wijzigen en verwijderen in planner
• Terugkerend onderhoud inplannen met cyclus
• Planner filteren op vestiging voor gerichter plannen
• Overzicht van een meerjarenplanning uitdraaien voor overleg

Financiële planner

• Grafische financiële planner met alle kosten van het geplande onderhoudswerk.
• Realtime activiteiten inplannen en verwijderen in planner
• Kosten voor onderhoud verschijnen automatisch in planner
• Totale kosten per jaar worden direct doorberekend en getoond.

Scenario's

• Meerdere scenario's opstellen om financiële gevolgen van uw wijzigingen in kaart te brengen.
• Scenario’s vergelijken voor beslissers
• Elke activiteit kan scenario-afhankelijke kosten krijgen; waardevolle input voor vergelijken bijv verschillende leveranciers of onderhoudsbedrijven
• Definitieve scenario activeren

Onderhoud uitvoeren

Door integratie met de module Operationeel beheer kunt u de uitvoering van de meerjarenplanning direct inplannen

• Direct operationele activiteiten inplannen vanuit Meerjarenplanning
• Relevante gegevens uit Meerjarenplanning worden automatisch gekopieerd naar operationele activiteiten
• To-dolijst van welke geplande onderhoudsactiviteiten uitgevoerd moeten worden

Verdere integratie

• Gekoppeld aan de module Middelenbeheer: relevante gegevens over de bedrijfsmiddelen waarover onderhoud uitgevoerd is, wordt altijd beschikbaar
• Gekoppeld aan de module Huisvestingsbeheer: detailinformatie over ruimtes, panden, vloeroppervlak, materialen etc. voor gerichte onderhoudsplanning
• CAD
• Inspectietools als Keur-IT

Gebeurtenissen en acties

• Informatiestroom beheren en aansturen met automatische e-mails en reminders en links
• Overzichtelijke interface: zonder programmeerkennis zelf informatiestroom inrichten
• Gekoppeld aan alle modules binnen TOPdesk, voor aansturing totale proces
• Definiëren van een 'Gebeurtenis' (trigger) waaraan een specifieke 'actie' (e-mail, reminder, website openen, etc.) aan kan worden gekoppeld
• Triggers instellen voor alle relevante gebeurtenissen, bijv. aan- of afmelden an een melding, doorlooptijd overschrijden, budget overschrijden, naderende startdatum van activiteit, etc.
• Koppeling naar onder andere e-mailberichten, http-requests, logbestanden en externe applicaties
• Vanuit TOPdesk snel en eenvoudig acties uitvoeren als persoon e-mailen, website of intranet openen etc.
• Acties kunnen worden gefilterd en voorzien van voorwaarden wanneer ze optreden
• Verzonden berichten worden opgeslagen bij de betreffende kaarten, daardoor is altijd de communicatiegeschiedenis per melding, reservering, project etc. in te zien
• Alle velden uit de database kunnen als input opgenomen worden voor de te ondernemen acties
• Ook op alle vrij definieerbare velden(>3000 in heel TOPdesk)

CTI-module

• Computer-telefoonintegratie
• In- en uitgaande oproepen gekoppeld aan TOPdesk 
• Bij inkomende melding telefoonnummer en bellergegevens direct ingevuld in TOPdesk
• Bij een niet uniek nummer worden alle gerelateerde klanten getoond
• Overzicht van alle meldingen van de gebruiker
• Direct bellen vanuit TOPdesk door persoon of telefoonnummer te selecteren
• Directe koppeling met de telefooncentrale of via middleware software
• Werkt op JTAPI protocol
• Uitbreidingen mogelijk via add-on van partners
• Verder uit te breiden met Interactive Voice Response (IVR).

Importeren en integratie

• De centrale integratiemodule voor het maken van externe koppelingen
• Nuttige uitbreiding voor alle TOPdesk-modules voor het combineren van externe databronnen met TOPdesk data
• Vastleggen periodieke koppelingen op basis van onder andere XML en LDAP
• Mogelijkheid tot een eenmalige conversie-import
• Eenvoudig imports maken vanuit Excel
• XML-import service mogelijkheden
• Uitgebreide HTTP-request importmogelijkheden
• Standaard koppelingen beschikbaar voor Directory systemen (o.a. MS AD, Novell DS)
• Veel standaardkoppelingen beschikbaar voor ERP-, personeels- en relatiebeheersystemen (o.a. Pview, Beaufort, SAP, MS Dynamics, Oracle)
• Systemmanagement-koppelingen (o.a. LANdesk, Altires, Gensys, HP, Tivoli, BMC, Kaseya en Nagios)

Barcodescanner-oplossing

• Genereert en print gemakkelijk barcodelabels 
• Maak op eenvoudige wijze een inventarisatie van de beschikbare hardware
• Overzicht van verschillen tussen de gescande gegevens en geregistreerde gegevens
• Velden van de Objectkaart, zoals het serienummer updaten
• Diverse typen barcodescanners ondersteund waaronder een batch/memory-barcodescanner
• Uitbreidingen mogelijk via add-on van partners

PDA-module

• TOPdesk op PDA voor on-site handelingen, voor bijv. veldmedewerkers of systeembeheerders
• Met een liveverbinding worden veranderingen direct doorgevoerd in de TOPdesk-database
• Direct op locatie een melding van uw medewerker aanmelden en afmelden
• Artikelen en bedrijfsmiddelen inzien en locaties controleren
• Werkt op verschillende mobiele platforms, zoals Microsoft Mobile vanaf versie 5 en Symbian browser vanaf versie 9.1.
• De interface is geoptimaliseerd voor mobiel gebruik
• TOPdesk voor PDA schaalt mee met resolutie telefoon.
• Werkt met verschillende draadloze technieken als GPRS, UMTS en waar mogelijk WiFi
• Uitbreidingen mogelijk via add-on van Partners

Enquêtebeheer

• Vastleggen van enquêtes, evaluatieformulieren, klanttevredenheids-onderzoeken etc.
• Hergebruik van veelvoorkomende vragen
• Oneindig aantal vragen per enquete
• Meerdere typen vragen mogelijk, bijv. open vragen en multiple choice
• Definiëren van campagnes zodat enquêtes met elkaar vergeleken kunnen worden
• Versturen van mailings op basis van gegevens uit TOPdesk, ook periodiek mogelijk
• Ondervraagden krijgen link naar een enquête en kunnen die online invullen
• Resultaten worden direct verwerkt in TOPdesk
• Ovezichten van alle enquêtes en de status ervan
• Direct overzicht van wie de enquête heeft ingevuld
• Directe resultaat overzichten in grafiekvorm
• Essentieel onderdeel voor het meten van klanttevredenheid
• Vragen kopiëren voor hergebruik

Performance dashboard

• Dashboard met de 28 meest kritische KPI’s in één overzicht
• Inzicht in hoe de gehele service organisatie presteert
• Grafische scorecard, toerenteller en spiderweb
• Zelf te definieren uitleg per proces
• Ondersteuning van de processen: Contractbeheer en Service Level Management, Meldingen-, Middelen-, Probleem- en Wijzigingsbeheer
• Per proces in te stellen welke KPI’s meewegen voor de over-all performance van het proces
• Per KPI in te stellen doelwaarden voor het meten van de individuele performance
• Eenvoudig doorgroeien naar de volledig Mirror42-suite

Communicatiemodule

• Ideaal voor organisaties met een decentrale servicedesk
• Koppelen van meerdere TOPdesk-installaties waardoor er een TOPdesk-netwerk ontstaat
• Meldingen doorsturen naar andere TOPdesken
• Inrichting op elkaar afstemmen
• Historie van meldingen direct vanuit beide kanten zichtbaar
• Synchronisatie van data mogelijk
• Integratie mogelijk met systemen van derden