It's all about the music!

Klant in beeld: Stichting BAMB

Cultureel bolwerk schittert aan het IJ

---

Lees de klantcases:

Klant in beeld: Stichting BAMB

Interview met Facility Manager Frank Drost

In dienst van de muziek

Aan de oever van het IJ ligt het kloppend hart van cultureel Amsterdam. Daar liggen het Bimhuis en het Muziekgebouw aan het IJ, het mekka van jazzartiesten wereldwijd en de thuisbasis van gerenommeerde orkesten. Het hypermoderne pand waarin de twee muziektempels gehuisvest zijn, is een architectonisch meesterwerk dat meerdere prijzen heeft gewonnen en bevat de meest hoogstaande technologie op het gebied van akoestiek, flexibiliteit en inrichting.

Een voorbeeld: de nagalmtijd van de zaal kan door een beweegbaar plafond zo worden ingesteld dat elk muziekgenre goed tot zijn recht komt. Er kunnen vloeren bewogen worden, wanden verplaatst, en de verlichting kan tot in detail aangepast worden. Maar de techniek is ondergeschikt. Alles staat in dienst van de muziek.

'We stonden schilderijtjes op te hangen'

De organisatie die ervoor zorgt dat de muzikanten en het publiek elke avond zorgeloos kunnen spelen en genieten, is Stichting BAMB, Stichting voor het Beheer van de Accommodatie Muziekgebouw/Bimhuis. Stichting BAMB verhuurt en onderhoudt het pand, zorgt voor de beveiliging, het dagelijks onderhoud en de meerjarenonderhoudsplanning van het gebouw, dat ook fungeert als uitvalsbasis van nog 21 andere culturele instellingen.

BAMB behandelt dagelijks meldingen over storingen en service-aanvragen van alle huurders van het pand. Op een gegeven moment merkte Facilitair manager Frank Drost dat ze soms klusjes opknapten die niet tot hun kerntaken behoorden: “We werden gevraagd om schilderijtjes op te hangen of bureaus te verslepen. Ik wilde weten of dat ten koste ging van onze kerntaken. Daarom wilde ik een goed overzicht krijgen van de werkzaamheden van ons personeel.”

Op zoek naar een oplossing

Frank Drost ging met collega’s op zoek naar een tool die dit inzichtelijk zou kunnen maken. En een bedrijf dat snapt dat software in dienst staat van je werk, en niet andersom. Frank Drost: “Wat ik zelf vanaf het begin zocht, was een bedrijf dat meedenkt. Een bedrijf dat de zaken vanuit de klant bekeek, en niet vanuit hun eigen systeem. Bij sommige bedrijven krijg je een pakket voorgeschoteld en moet je maar zien wat je ermee doet. Door TOPdesk-medewerkers voelde ik me echter gelijk serieus genomen. Samen hebben we onze eisen bekeken om te kijken wat er voor BAMB mogelijk was.”

Terug naar de roots

Nu is TOPdesk bijna twee jaar operationeel, en weet Frank Drost precies hoeveel tijd ze kwijt zijn aan klusjes die niet onder hun kerntaken vallen. “Doordat alle meldingen geregistreerd moeten worden, is er een beter overzicht van onze activiteiten.”

De huurders van het pand kunnen nu ook zelf meldingen doen via de SelfServiceDesk, het online informatieportaal van TOPdesk. “Ze weten beter met welke klusjes ze wel en niet bij ons terecht kunnen. Nu krijgen we niet meer van iedereen vragen en verzoeken in de wandelgangen, maar wordt alles keurig digitaal aangemeld.”

Die meldingen verschijnen vanzelf in hun to-dolijsten, dus Frank Drost en zijn collega’s kunnen ongestoord doen waar ze goed in zijn: een schitterend pand onderhouden, en er zo voor zorgen dat honderdduizenden muziekfans kunnen genieten van internationale topconcerten of zich kunnen uitleven op de swingendste jazz. Want, zo zei een bekend jazzartiest ooit over het Bimhuis: “Het is gewoon een van de beste jazzclubs ter wereld. Omdat het pand ontworpen is voor de muziek en niet om zo veel mogelijk hapjes en drankjes te verkopen. It's all about the music.”